Європейські КЕПи, визнані в Україні
Юридичний статус
1 січня 2023 року кваліфіковані електронні підписи та печатки створені в Європейському Союзі (далі – "КЕПи ЄС") визнані такими, що повністю відповідають вимогам українського законодавства, та є еквівалентними їх українським відповідникам. Це означає, що європейські КЕПи ЄС можна безперешкодно використовувати, а документи з такими підписами прирівнюються до документів підписаних власноручним підписом.
Визнання КЕПів ЄС – це проміжний крок України перед очікуваним взаємним визнанням українських та європейських КЕПів, над яким Уряд працює разом з Європейською Комісією. У разі його схвалення українські КЕПи також отримають повне юридичне визнання в ЄС у майбутньому.
Перевірити європейські КЕПи уже сьогодні можна на офіційному сайті ЦЗО за посиланням: https://czo.gov.ua/verify
В мобільному застосунку Дія нещодавно було запроваджено Дія.Підпис-EU – підпис, який повністю відповідає міжнародним технічним стандартам, що діють в ЄС. На території ЄС він має статус удосконаленого електронного підпису (Advanced Electronic Signature), а після взаємного визнання – також буде кваліфікованим, як і європейські КЕПи. Проте використовувати його можна і потрібно вже сьогодні, адже документ підписаний таким підписом, буде мати юридичну силу в ЄС і має прийматися до розгляду усіма державними органами та судами, а в Україні він має презумпцію відповідності власноручному підпису.
Підписувати документи за допомогою Дія.Підпис-EU вже сьогодні можна на допомогою інструменту підпису на офіційному сайті ЦЗО за посиланням: https://czo.gov.ua/sign.
Використання європейських КЕПів в Україні
Використовувати КЕПи ЄС можуть як іноземці, так і українці, які отримали відповідні сертифікати у одного з європейських надавачів, внесених до Довірчого списку ЄС. Існує декілька сценаріїв підписання документів КЕПом ЄС, в кожному з яких такий документ буде рівнозначним власноручному за українським законодавством.
По-перше, підписані КЕП ЄС документи на зразок заяви,звернення, комерційної пропозиції, рахунку фактури, та інших, можна перевірити на сайті ЦЗО за посиланням https://czo.gov.ua/verify. Якщо результат перевірки підтвердив кваліфікований тип підпису, його цілісність та вміст – перед вами заява чи звернення, рівнозначні тим, що підписані українським КЕПом.
По-друге, європейські КЕПи можуть використовуватися для підписання дво- та багатосторонніх документів, на зразок договорів, протоколів, меморандумів, актів виконаних робіт, додаткових угод тощо. При цьому, такий документ буде рівнозначним власноручному і у випадку, коли одна з його сторін використовує КЕП ЄС, а інша – український (наприклад Дія.Підпис-EU), але й коли усі сторони мають КЕПи ЄС. Європейська сторона, підписавши документ в ЄС може передати докуменент Українській стороні, яка може перевірити документ на сайті ЦЗО та накласти Український міжнародний КЕП або Дія.Підпис-EU за посиланням: https://czo.gov.ua/sign
Приклади
У першу чергу, українські підприємства, які співпрацюють з європейськими партнерами, відтепер можуть підписувати договори, акти, рахунки та іншу супровідну документацію в електронній формі, використовуючи українські КЕПи, а їх партнери – європейські. Для цього можна використовувати Дія.Підпис-EU або звернутися до іншого надавача довірчих послуг в Україні для отримання КЕПу який відповідає вимогам ЄС. В Україні такий документ вважається рівнозначним власноручному і має прийматися державними органами, банками та іншими особами. Що стосується його статусу в ЄС, то вашим європейським партнерам слід знати, що український КЕП в їх країні матиме статус не кваліфікованого, а удосконаленого електронного підпису (Advanced Electronic Signature). Тим не менш, він матиме юридичну силу, забезпечуватиме цілісність документа, позначку часу та підтверджуватиме особу підписувача, але не матиме презумпції відповідності власноручному. Такий підпис також має силу доказу в європейських судах, що є чи не найважливішим у приватно-правових відносинах.
Крім того, визнання європейських КЕПів може бути корисним для українських підприємств та організацій, в яких працевлаштовані громадяни країн-членів ЄС, зокрема якщо вони є їх керівниками. Відтепер такі особи зможуть використовувати свої європейські сертифікати у повсякденній діяльності підприємства – для підписання різноманітних документів, включаючи кадрові (заяви, накази, графіки відпусток тощо).
Принагідно нагадаємо, що на період воєнного стану використання електронних документів у сфері трудових відносин було максимально лібералізовано – з наданням роботодавцеві і працівнику можливості визначити найбільш зручний для них формат обміну документами та даними, як з використанням кваліфікованих довірчих послуг, так і без них. Відповідними змінами також передбачено, що на цей період не потрібно дублювати у паперовій формі документи тривалого (більше 10 років) зберігання.