Європейські КЕПи, визнані в Україні

Юридичний статус

З 1 січня 2023 року кваліфіковані електронні підписи та печатки, створені в Європейському Союзі (далі – «КЕПи ЄС»), визнані такими, що повністю відповідають вимогам українського законодавства та є еквівалентними їх українським відповідникам. Це означає, що КЕПи ЄС можна безперешкодно використовувати в Україні, а документи з такими підписами прирівнюються до документів, підписаних власноручним підписом.

З 3 жовтня 2024 року визнання КЕПів ЄС здійснюється на постійній основі в рамках механізму Довірчого списку відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 1 жовтня 2024 р. № 1131. Довірчий список містить додатковий файл із відомостями про кваліфікованих надавачів та їх кваліфіковані електронні довірчі послуги, що використовується для забезпечення взаємного визнання між Україною та ЄС.

Взаємне визнання українських та європейських КЕПів активно розвивається: у 2026 році Латвія стала першою країною у світі, яка на законодавчому рівні прирівняла українські цифрові підписи до власноручних. Для взаємодії з латвійськими установами можна використовувати Дія.Підпис-EU або інші українські е-підписи, що входять до Довірчого списку. Робота з розширення взаємного визнання на інші держави – члени ЄС триває.

Перевірити європейські КЕПи можна на офіційному сайті ЦЗО за посиланням: https://czo.gov.ua/verify

Дія.Підпис-EU

У застосунку Дія реалізовано Дія.Підпис-EU – підпис, який повністю відповідає міжнародним технічним стандартам, що діють в ЄС. В Україні він є кваліфікованим електронним підписом. У більшості країн ЄС він має статус удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (Advanced Electronic Signature). У Латвії – визнається як еквівалент власноручного підпису.

Україна стала першою країною поза ЄС, включеною до спеціального переліку Єврокомісії TC AdES LOTL. Це означає, що контрагенти в ЄС можуть технічно перевіряти та підтверджувати дійсність українських підписів на підставі цього переліку.

Дія.Підпис-EU має юридичну силу і може прийматися в суді в ЄС, незважаючи на те, що в більшості країн він не є кваліфікованим за стандартами ЄС. Відповідно до регламенту ЄС № 910/2014 (eIDAS), електронні підписи з країн поза ЄС можуть використовуватися як удосконалені електронні підписи, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Підписувати документи за допомогою Дія.Підпис-EU можна на офіційному сайті ЦЗО: https://czo.gov.ua/sign

Використання КЕПів ЄС в Україні

Використовувати КЕПи ЄС можуть як іноземці, так і українці, які отримали відповідні сертифікати в одного з європейських надавачів, внесених до Довірчого списку ЄС. Існує кілька сценаріїв підписання документів КЕПом ЄС, в кожному з яких такий документ є рівнозначним власноручному за українським законодавством.

Перший сценарій. Підписані КЕПом ЄС документи – заяви, звернення, комерційні пропозиції, рахунки-фактури та інші – можна перевірити на сайті ЦЗО за посиланням https://czo.gov.ua/verify. Якщо результат перевірки підтвердив кваліфікований тип підпису, його цілісність та вміст – перед вами документ, рівнозначний тому, що підписаний українським КЕПом.

Другий сценарій. КЕПи ЄС можуть використовуватися для підписання дво- та багатосторонніх документів: договорів, протоколів, меморандумів, актів виконаних робіт, додаткових угод тощо. Документ є рівнозначним власноручному як у випадку, коли одна зі сторін використовує КЕП ЄС, а інша – український (наприклад, Дія.Підпис-EU), так і коли всі сторони мають КЕПи ЄС. Українська сторона може перевірити документ на сайті ЦЗО та накласти свій підпис за посиланням: https://czo.gov.ua/sign

Приклади

Українські підприємства, які співпрацюють з європейськими партнерами, могут підписувати договори, акти, рахунки та іншу документацію в електронній формі: українська сторона використовує КЕП (наприклад, Дія.Підпис-EU), а європейська – КЕП ЄС. Такий документ в Україні вважається рівнозначним власноручному і має прийматися державними органами, банками та іншими особами.

Щодо статусу українського КЕПу в ЄС: у більшості країн він матиме статус удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (Advanced Electronic Signature) – матиме юридичну силу, забезпечуватиме цілісність документа, позначку часу та підтверджуватиме особу підписувача, однак не матиме презумпції відповідності власноручному. Винятком є Латвія, де з 2026 року українські КЕПи прирівнюються до власноручних підписів. Такий підпис має силу доказу в європейських судах.

Крім того, визнання КЕПів ЄС є корисним для українських підприємств та організацій, у яких працевлаштовані громадяни держав – членів ЄС, зокрема якщо вони є їх керівниками. Такі особи можуть використовувати свои європейські сертифікати у повсякденній діяльності підприємства – для підписання різноманітних документів, включаючи кадрові (заяви, накази, графіки відпусток тощо).

Принагідно нагадаємо, що на період воєнного стану використання електронних документів у сфері трудових відносин максимально лібералізовано – з наданням роботодавцю та працівнику можливості визначити найбільш зручний для них формат обміну документами та даними як з використанням кваліфікованих довірчих послуг, так і без них. Відповідними змінами також передбачено, що на цей період не потрібно дублювати у паперовій формі документи тривалого (більше 10 років) зберігання.